三島市の中小企業様へ。その手作業、RPAで9割削減できるかもしれません

静岡県三島市で事業を営む経営者の皆様。「深刻化する人手不足で、現場が疲弊している」「毎日同じことの繰り返しで、もっと重要な仕事に時間を使いたいのに…」。このような悩みを抱えていらっしゃいませんか？

請求書の作成、売上データの入力、在庫の確認、日報の作成。これらは事業に不可欠ですが、多くの時間を奪う定型業務でもあります。もし、これらの手作業を代行してくれる「賢くて働き者のアシスタント」がいたらどうでしょう？

本記事では、そのアシスタントの正体であるRPA（Robotic Process Automation）について、三島市の中小企業様が抱える課題に寄り添いながら、具体的な導入効果や始め方を徹底解説します。「DXは大企業の話」という思い込みを覆し、業務時間を最大9割削減する可能性を秘めたRPAの世界へご案内します。

なぜ今、三島の中小企業にRPAが必要なのか？

「業務効率化」という言葉は聞き慣れているかもしれません。しかし、なぜ「今」、そして「三島市で」RPAの導入が急務なのでしょうか。その背景には、地域特有の課題と、日本全体が直面する大きな変化の波があります。

深刻化する人手不足と「事業所数の減少」という現実

三島市と三島商工会議所が策定した経営発達支援計画によると、三島市内の小規模事業者数は、特にサービス業や卸売・小売業で減少傾向にあります。この背景には、全国的な課題である人口減少や少子高齢化に伴う深刻な人手不足があります。新たな人材の確保が困難な状況で事業を継続し、さらに発展させていくためには、今いる従業員一人ひとりの生産性を飛躍的に高めることが不可欠です。RPAは、人を増やすのではなく、今ある業務を自動化することで、この課題に対する強力な一手となり得ます。

「2025年の崖」とDXの遅れがもたらす経営リスク

経済産業省が警鐘を鳴らすをご存知でしょうか。これは、老朽化した既存システム（レガシーシステム）を使い続けることで、維持管理費の増大やセキュリティリスクの増大を招き、市場の変化に対応できなくなる結果、2025年以降に莫大な経済損失が生じる可能性を指摘したものです。これは、長年使い続けているExcelでの顧客管理や、更新が止まった古い販売管理ソフトなども含まれます。デジタル化への対応の遅れは、もはや単なる非効率ではなく、企業の存続そのものを脅かす経営リスクなのです。

RPAは「大企業のもの」ではない。中小企業こそ活用の好機

「RPAやDXは、予算も人材も豊富な大企業のためのものでは？」という声も聞かれます。しかし、その認識は変わりつつあります。MM総研の調査によると、2024年には年商50億円未満の中小企業におけるRPA導入率が15%に達し、着実に成長しています。これは、クラウド技術の進化により、かつては高額だったRPAツールが月額数万円から利用可能になったことが大きな要因です。むしろ、限られたリソースで最大の効果を出す必要がある中小企業こそ、RPA導入による恩恵を最も大きく受けられると言えるでしょう。

RPAとは？「賢いアシスタント」が業務を代行

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、直訳すると「ロボットによる業務プロセスの自動化」です。しかし、工場で動く物理的なロボットとは全く異なります。RPAは、私たちが普段パソコンで行っている操作（クリック、キーボード入力、アプリ間のデータコピー＆ペーストなど）を記憶し、ソフトウェア上の「ロボット」が24時間365日、正確に代行してくれる技術です。いわば、「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」や「賢いアシスタント」のような存在です。

RPAができること：ルールが決まったPC作業の完全自動化

RPAが最も得意とするのは、「手順が決まっている定型業務」です。具体的には、以下のような作業が自動化の対象となります。

データ入力・転記：Excelのリストを会計ソフトに入力する、請求書の内容を販売管理システムに転記する。
情報収集：競合他社のWebサイトから価格情報を定期的に収集し、一覧表にまとめる。
レポート作成：各システムからデータを抽出し、定型の月次報告書を自動で作成する。
システム間連携：メールで受信した注文書（PDF）を開き、その内容を社内システムに入力する。

これらの作業をRPAに任せることで、人間はミスや手間のプレッシャーから解放され、より付加価値の高い創造的な業務に集中できるようになります。

進化するRPA：生成AIとの連携で非定型業務へも対応

「RPAは決まったことしかできない」というのは、もはや過去の話です。近年、ChatGPTに代表される生成AIとRPAを連携させることで、その能力は飛躍的に向上しています。

例えば、従来はRPAが苦手としていた「手書きの納品書」や「フォーマットが異なる請求書」の読み取りも、AI-OCR（AI技術を活用した光学文字認識）と連携することで自動化が可能になります。さらに、顧客からの問い合わせメールの内容を生成AIが判断し、適切な回答文案を作成した上で、RPAが返信作業を行うといった、より高度な自動化も実現しつつあります。

このように、RPAはAIという新たな頭脳を得て、単なる作業代行ツールから、企業の意思決定をサポートするパートナーへと進化を遂げているのです。

【業務別】RPAによる「9割削減」の具体例

「9割削減」と言われても、自社の業務でどう活用できるのかイメージが湧きにくいかもしれません。ここでは、多くの中小企業が抱える代表的な業務を例に、RPAがどのように作業時間を劇的に削減するのかを見ていきましょう。

事例1：経理・会計業務 ― 請求書処理や入金確認を自動化

経理・会計は、RPA導入の効果が最も出やすい分野の一つです。毎月発生する請求書の発行、取引先からの入金確認、経費精算など、定型業務の宝庫だからです。

Before：担当者がExcelで請求書を作成し、一件ずつメールで送付。銀行サイトに毎日ログインし、入金記録を目で確認して会計ソフトに手入力していた。（月20時間）
After：RPAが販売管理データから請求書を自動生成し、PDF化して取引先へメールを自動送信。毎日定時に銀行サイトに自動ログインし、入金データを取得。会計ソフトへ自動で仕訳入力を行う。担当者はRPAが処理できなかった例外項目のみを確認する。（月2時間）

このケースでは、作業時間を90%削減。担当者は月末の繁忙期から解放され、資金繰りの分析や経営改善提案といった、より戦略的な業務に時間を使えるようになります。

事例2：在庫管理・受発注業務 ― 需要予測と連携し欠品・過剰在庫を防止

製造業や小売業、ECサイトを運営する企業にとって、在庫管理は生命線です。RPAは、この複雑な業務を効率化し、経営判断をサポートします。

Before：担当者が毎朝、各ECモールの管理画面を確認し、在庫数を手作業で更新。過去の販売実績と勘に頼って発注量を決めていた。（1日2時間）
After：RPAがECサイトの在庫数を自動で監視し、設定した閾値を下回るとアラートを発出。さらにAIと連携し、天候や季節変動、過去の販売データを基にした需要予測から最適な発注量を算出し、発注システムへ自動入力する。（1日10分）

ある事例では、AIとRPAの連携により発注業務時間を95%削減し、欠品率を90%削減したという報告もあります。これにより、販売機会の損失を防ぎ、キャッシュフローを改善できます。

事例3：顧客対応・営業事務 ― 問い合わせ一次対応やリスト作成を効率化

顧客からの問い合わせ対応や、新規開拓のためのリスト作成も、RPAと他のツールを組み合わせることで大幅に効率化できます。

Before：「営業時間は？」「駐車場はありますか？」といった定型的な問い合わせに、担当者が都度メールや電話で対応。営業担当者がWebサイトを一つひとつ見て、アタックリストを手作業で作成していた。
After：WebサイトやLINE公式アカウントに設置したAIチャットボットが、24時間365日、定型的な問い合わせに自動で回答。RPAがその対応履歴を顧客管理システム（CRM）に自動で記録する。また、RPAが指定した条件（業種、地域など）で企業情報をWeb上から収集し、営業リストを自動で作成する。

AIチャットボットの導入により、問い合わせ件数が50%以上削減された事例もあります。これにより、顧客満足度を向上させつつ、担当者はより複雑な相談やクレーム対応、そして営業活動そのものに集中できます。

費用対効果は？中小企業がRPA導入で得られる真の価値

「便利そうなのはわかったけれど、結局いくらかかるの？元は取れるの？」これは経営者として当然の疑問です。RPA導入の効果は、単なるコスト削減だけにとどまりません。ここでは、数値で測れる「定量的効果」と、数値化しにくい「定性的効果」の両面から、その価値を検証します。

定量的効果：コスト削減額と投資回収期間のシミュレーション

RPAの費用対効果（ROI）は、主に「人件費削減効果」で測ることができます。簡単なシミュレーションをしてみましょう。

【前提条件】

担当者の時給：1,500円

RPAで削減できた業務時間：月40時間

RPAツールの月額費用：5万円

【計算】

月間の人件費削減効果：1,500円 × 40時間 = 60,000円

月間の純粋な利益：60,000円 – 50,000円（ツール費用） = 10,000円

年間のコスト削減額：10,000円 × 12ヶ月 = 120,000円

このシミュレーションは非常にシンプルですが、RPAが人件費を上回る効果を生むことがわかります。実際には、初期設定費用などもかかりますが、ある調査では、RPAを導入した企業の約半数が半年以内に投資を回収できたと回答しています。特に中小企業の場合、経営体力を考慮し、1年以内の短期での投資回収を目指すことが有効とされています。

定性的効果：従業員満足度の向上とコア業務への集中

RPAの価値は、金額で測れるものだけではありません。むしろ、これからの中小企業経営において、以下の「定性的効果」こそが重要になると言えます。

従業員の負担軽減と満足度向上：単純作業や繰り返し作業から解放されることで、従業員の精神的なストレスが軽減されます。「誰でもできる仕事」ではなく「自分にしかできない仕事」に集中できる環境は、仕事のやりがいやエンゲージメントを高め、離職率の低下にも繋がります。
業務品質の向上：RPAは人間と違って疲れたり、集中力を切らしたりしません。ルール通りに正確に作業を実行するため、入力ミスや転記ミスといったヒューマンエラーを撲滅できます。これにより、手戻りやクレーム対応のコストも削減されます。
業務プロセスの可視化：RPAを導入する過程で、既存の業務フローを洗い出す必要があります。これにより、「誰が、何を、どのように行っているか」が可視化され、属人化していた業務の標準化や、非効率なプロセスの発見に繋がります。これは事業承継を考える上でも大きなメリットとなります。

これらの効果は、企業の競争力を内側から強化し、持続的な成長を支える土台となるのです。

明日から始めるRPA導入の4ステップ

「RPA導入、うちでもやってみたい」。そう思われた方のために、失敗しないための具体的な導入ステップをご紹介します。大切なのは、いきなり大きな変革を目指すのではなく、着実に一歩ずつ進めることです。

ステップ1：目的の明確化と業務の棚卸し

まず最初に、「なぜRPAを導入するのか？」という目的をはっきりさせます。「残業時間を月20時間削減する」「請求書発行のミスをゼロにする」など、具体的で測定可能な目標を立てることが成功の鍵です。
次に、社内の業務を洗い出し、「どの業務が、どれくらいの頻度で、誰によって行われているか」をリストアップします。その中から、「ルールが明確」「繰り返し発生する」「PCだけで完結する」といったRPA向きの業務を選び出しましょう。

ステップ2：「スモールスタート」で効果を実感

全社一斉に導入するのではなく、まずは特定の部署の、特定の業務一つから試してみる「スモールスタート」を強く推奨します。例えば、「経理部の請求書発行業務」だけに絞ってRPAを導入してみるのです。小さな成功体験を積むことで、RPAの効果を社内全体が実感でき、本格展開への協力も得やすくなります。また、導入時の課題や問題点も早期に発見でき、大きな失敗を防ぐことができます。

ステップ3：最適なツールの選定と補助金の活用

RPAツールには、個人のPCにインストールする「クライアント型」、社内サーバーで管理する「サーバー型」、インターネット経由で利用する「クラウド型」など様々な種類があります。中小企業のスモールスタートには、初期費用を抑えられ、月額数万円から始められるクラウド型や低価格なクライアント型がおすすめです。
また、導入コストを抑えるために、国や自治体の補助金を積極的に活用しましょう。三島商工会議所でも相談可能な「IT導入補助金」や「中小企業省力化投資補助金」などは、RPAツールの導入経費の一部を補助してくれる強力な味方です。

ステップ4：専門家との連携で導入効果を最大化

「どの業務を自動化すればいいかわからない」「どのツールが自社に合っているか判断できない」。そんな時は、専門家の力を借りるのが一番の近道です。静岡県内や三島市周辺の事情に詳しい専門家であれば、地域の特性を踏まえた最適な導入プランを提案してくれます。
私たち合同会社KUREBAは、三島市をはじめとする静岡県東部の中小企業様のDX支援に特化しています。LINE公式アカウントの自動化から、今回ご紹介したRPA導入まで、お客様一社一社の課題に合わせたオーダーメイドの業務改善をご提案します。

まとめ：三島の未来を拓く、はじめの一歩

本記事では、三島市の中小企業が直面する人手不足という喫緊の課題に対し、RPAがいかに有効な解決策となり得るかを解説してきました。RPAは、もはや単なる「業務効率化ツール」ではありません。それは、従業員の負担を減らし、働きがいを高め、変化の激しい時代を勝ち抜くための「経営戦略」そのものです。

毎日繰り返してきた手作業を自動化することで生まれる、時間と心の余裕。それを、お客様との対話や、新しい商品・サービスの開発、そして未来への投資に使いませんか？

「うちの会社でもできるだろうか」「何から相談すればいいかわからない」。少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、私たち合同会社KUREBAにお声がけください。最初の相談は無料です。貴社の課題をじっくりお伺いし、RPA導入に向けた最適な第一歩を一緒に考えさせていただきます。